您可以為一段文字添加一個額外的欄，這將為您的電子郵件添加額外的個人化等級。可以是關於他們最新出版物的幾句話，也可以是您認為值得一提的關於他們的內容。
在與記者接觸之前，最好先打破僵局。讓他們注意到您對他們的工作感興趣。對他們的出版物發表評論。回覆他們的推文。使用社群媒體建立融洽關係。當您向他們發送 電話號碼材料 電子郵件要求發布您的新聞稿時，該訊息不會顯得突如其來，因為他們已經熟悉您和您的公司。
步驟#3 使用電子郵件自動化來分發您的新聞稿
您的下一步是發送新聞稿。您還需要準備一系列後續電子郵件，因為記者的收件匣總是滿的，可能會錯過您的訊息。
追蹤回覆和電子郵件以進行後續跟進在規模上變得很棘手。手動標記郵件或設定提醒跟進的通知不僅費時，而且不方便、費力。此外，您可能會不小心向同一個人發送兩次電子郵件。或者當他們已經回覆您的第一條訊息時發送後續訊息。您可能會表現得不專業並給人留下不好的印象。
電子郵件自動化使整個過程更加有效和安全。一旦您建立了記者聯繫資料庫並準備好新聞稿，您就可以坐下來建立活動了。
使電子郵件副本簡短明了
如果你之前就已經做好了關係升溫的準備，那麼就沒有必要進行冗長的介紹。不要忘記個性化以保持訊息的一對一特徵。您可以使用片段添加您在研究時注意到的有關它們的獨特資訊。這將為您的要求增添個人色彩，並強調您重視他們所做的工作。
花一些時間創建引人注目的主題行
主題行是記者打開您的電子郵件的原因。由於日程繁忙和電子郵件數量眾多，他們沒有時間打開並閱讀收到的每封電子郵件。他們傾向於快速掃描收件匣並只選擇那些引起他們注意的郵件。
花點時間想出一個有趣的主題行。必須明確新聞稿符合記者的報道範圍。這就是為什麼複製並貼上新聞稿標題作為電子郵件主題行並不總是最好的主意。讓我用一個簡單的例子來解釋我的意思。